Erstsemester & MacUser: Textverarbeitung im Griff: Etwas mehr als 10 Gebote

Aus eini­gen Jah­ren der Arbeit in tex­to­ri­en­tier­ten Stu­di­en­gän­gen haben sich gewisse Erfah­rungs­werte ein­ge­stellt, die das Arbei­ten mit Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­men erleich­tern kön­nen. Die Vor­schläge sind als sol­che zu ver­ste­hen und bewahr­hei­ten sich immer wie­der, ins­be­son­dere wenn man – wie ich – die Mas­ter­ar­bei­ten von vie­len Kom­mi­li­to­nIn­nen kor­rek­tur­liest und fest­stellt, dass nach teil­weise 6jähriger Stu­di­en­zeit gewisse Grund­la­gen immer noch nicht beach­tet werden.

Weil LaTeX nicht jeder Manns und jeder Fraus Sache ist, muss man noch lange nicht ver­za­gen; es gibt genü­gend Alter­na­ti­ven: Schrei­ben mit und auf dem Mac: Text­ver­ar­bei­tun­gen.

Da man in geistes‑ und sozi­al­wis­sen­schaft­li­chen Stu­di­en­gän­gen rela­tiv viele Texte pro­du­zie­ren darf, ist es in jedem Fall hilf­reich, sich mit einer Text­ver­ar­bei­tung des Ver­trau­ens aus­zu­ken­nen und Rou­ti­nen zu ent­wi­ckeln, die nicht in Kata­stro­phen¹ im Copy­Shop, eine Stunde vor Abgabe der Abschluss­ar­beit, enden.

Fol­gende Vor­schläge² – unter Beach­tung der Rules for Com­pu­ting Hap­pi­ness – haben sich im tex­to­ri­en­tier­ten Stu­di­en­gän­gen als sinn­voll und zweck­mä­ßig herausgestellt:

• Finde die eine Text­ver­ar­bei­tung mit der Du zurecht kommst und die Dei­nen Ansprü­chen genügt. Ver­glei­che ver­schie­dene Kan­di­da­ten, falls Du noch keine Text­ver­ar­bei­tung für Deine Ansprü­che beherrschst/gefunden hast.
• Know thy word­pro­ces­sor! – Kenne Deine Text­ver­ar­bei­tung! Deine Text­ver­ar­bei­tung ist kom­plex: Du musst sie ken­nen­ler­nen und in Kenntnis/Erlernen der Bedie­nung Zeit investieren.
• Ein Doku­ment, eine Text­ver­ar­bei­tung: Du sollst – im Nor­mal­fall – nur eine Text­ver­ar­bei­tung an einem Doku­ment arbei­ten haben, und nicht ohne Not mit meh­re­ren Pro­gram­men am glei­chen Doku­ment fri­ckeln. Aus­nah­men kann es immer geben.
• Keine Bil­der ins Doku­ment kopie­ren: Du sollst keine Bil­der als Bil­der impor­tie­ren, son­dern als Bild-Datei ein­bin­den.
• Du sollst Deine Text­ver­ar­bei­tung nicht miss­brau­chen! Die Text­ver­ar­bei­tung unter­stützt den Umgang mit Text. Es malt keine Bil­der, ist nicht zum Auf­be­wah­ren oder Beschrif­ten von Bil­dern gedacht und auch kein DTP-Programm!
• Du sollst immer zwei aktu­elle Back­ups vor­rä­tig hal­ten, die da ruhen auf sepa­ra­ten Daten­trä­gern und in der Web-Mailbox.
• Du sollst keine expe­ri­men­tel­len Datei­for­mate benut­zen, son­dern bewährte – am bes­ten: offene – Datei­for­mate, die nicht mit einem Pro­gramm sterben.
• Ehre Deine Text­ver­ar­bei­tung indem Du mit For­mat­vor­la­gen (auch Stil­vor­la­gen, Lay­out­vor­la­gen, Style­s­heet oder Tem­pla­tes genannt) arbei­test, denn so wird sie Dir ein treuer Doku­men­t­öff­ner und Text­ver­ar­bei­ter sein.
• Ver­meide Inkon­sis­ten­zen: Was Du manu­ell ein­fü­gen kannst, füge über die ent­spre­chen­den Menus ein. Dazu muss man die Menüs ken­nen. Nutze Zeichen‑, Seiten‑, Absatz­vor­la­gen etc. sowie per Menü oder Short­cut ein­ge­fügte Sei­ten­um­brü­che, Fuß­no­ten, End­no­ten, Quer­ver­weise, Sei­ten­zah­len etc.
• Nutze For­mat­vor­la­gen für die Auszeichnung/Gestaltung von ALLEM: Fließ­text, Fuß­no­ten, Tabel­len, Bil­dern & Gra­phi­ken, Beschrif­tun­gen, Über­schrif­ten, Zita­ten, Titel­sei­ten, Verzeichnissen…
• Wer A sagt, muss auch B sagen: Ein Glie­de­rungs­punkt 3.1 braucht einen fol­gen­den Glie­de­rungs­punkt 3.2. Ein Teil A braucht mind. noch einen Teil B, usw.
• Ver­wende bedingte Trenn­zei­chen.
• Kenne ein Min­dest­maß an Typo­gra­phie: Ein Gedan­ken­strich ist kein Bin­de­strich! Je nach der Spra­che, in der das Schrift­stück ver­fasst wird, gel­ten andere Anfüh­rungs­zei­chen, Regeln für Satz­zei­chen etc. Im Wun­der­web kur­siert ein erheb­li­ches Maß an Typo­gra­phie­kunst, Wis­sen und Kennenlernmöglichkeiten.
• Ver­wende kon­sis­tente Her­vor­he­bung, falls not­wen­dig. Ver­wende nicht gleich­zei­tig Unter­strei­chun­gen, fette Schrift­schnitte und kur­siv Stel­lung.
• Ver­meide Unter­strei­chun­gen zur Her­vor­he­bung von Text.
• Nimm Deine Leser ernst! Nutze nicht die Schrift­art Comic Sans o.ä. für Fließ­text in offi­zi­el­len Dokumenten.
• Alles hat seine Zeit: Ver­wende die auto­ma­ti­sche Sil­ben­tren­nung & Recht­schreib­prü­fung wäh­rend der Ein­gabe erst in der Korrekturphase.
• Benutze die Text­ver­ar­bei­tung nicht wie eine Schreib­ma­schine, bspw. indem Du solange die Enter­taste drückst, bis Du auf die neue Seite gelangst oder solange Leerzeichen/Tabulatoren ein­fügst, bis der Cur­sor an die gewünschte Stelle rückt. Für sol­che Gele­gen­hei­ten gibt es manu­ell, d.h. via Menü, ein­zu­fü­gende Umbrü­che u.ä.
• Blende bei der Arbeit die Steue­rungs­zei­chen ein, die Zei­len­en­den, Tabu­la­to­ren u.ä. markieren.
• Ver­wende zusätz­lich zur aus­sa­ge­kräf­ti­gen Datei­be­zeich­nung Ver­si­ons­num­mern, die Anzei­gen auf wel­chem Stand die Arbeit ist.
• Füge in die Arbeits­do­ku­mente sich auto­ma­tisch aktua­li­sie­rende Fel­der für Datums‑ & Uhrzeit-Angaben sowie evtl. dem letz­ten Aus­drucks­zeit­punkt und/oder den Pfad zum Doku­ment ein (bspw. in Fuß­zei­len), damit Du den Über­blick über ver­schie­dene Ver­sio­nen, Aus­dru­cke, Back­ups etc. behältst.
• Nutze die Mög­lich­kei­ten Dei­ner Text­ver­ar­bei­tung zur Arbeits­er­leich­te­rung: Kenne Tas­ten­kür­zel oder richte, wenn mög­lich, wel­che ein; nutze – falls vor­han­den – ein Anzei­ge­lay­out für den Bild­schirm (je nach Vor­liebe unter­schied­li­che Hintergrund‑ und Text­far­ben, Anzei­ge­schrift­ar­ten etc.) und ein Druck­lay­out für Ausdrucke.
• Mar­kiere ‚Bau­stel­len‘ im Text, so dass sie in jedem Fall ein­fach wie­der auf­zu­fin­den sind, bspw. durch „xxx“ oder „???“ o.ä.
• Nutze je nach Not­wen­dig­keit eine Lite­ra­tur­ver­wal­tungs­soft­ware für Zitate, Quel­len etc., die mit Dei­ner Text­ver­ar­bei­tung zusammenarbeitet.

Als Vor­ge­hen bei der Erstel­lung umfang­rei­cher Doku­mente haben sich fol­gende Stra­te­gien bewährt:

A. Man star­tet mit dem Text und erar­bei­tet das Lay­out am Ende:

1. Man tippe den Text wäh­rend des Schrei­bens des Papiers in einen ein­fa­chen Text­edi­tor oder ein ganz ein­fa­ches Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm, bspw. Text­Edit.
2. Nach Fer­tig­stel­lung des Tex­tes über­trägt man – bei nun vol­ler Kon­zen­tra­tion auf das Lay­out – den Text in ein DTP-Programm oder eine andere, umfang­rei­chere Anwen­dung zur Textgestaltung.
3. In der Anwen­dung erfolgt dann die For­ma­tie­rung des Textes.

Vor­teile:

• Man kon­zen­triert sich am Anfang nur auf die inhalt­li­chen Aspekte der Arbeit, beginnt nicht, mit Schrift­ar­ten, Her­vor­he­bun­gen, Sei­ten­rän­dern etc. her­um­zu­spie­len. Wer sehr schnell abge­lenkt ist, fin­det in Fullscreen-Mode-fähigen Text­pro­gram­men Unter­stüt­zung gegen die Ver­lo­ckun­gen des Inter­nets.³
• Ein­fa­che Text­da­teien sind sehr kom­pakt, las­sen sich auf jedem Sys­tem bear­bei­ten, öffnen und sichern. Die Backup-Dateien sind klein und übersichtlich.
• Wenn man die Vor­lage erstellt, weiß man bereits, was man im Text benö­tigt: So müs­sen nur die Stile/Formatvorlagen für Tex­t­e­le­mente ange­fer­tigt wer­den, die auch wirk­lich im Text gebraucht werden.
• Das Suchen & Erset­zen von Phra­sen und Text ist i.d.R. deut­lich ein­fa­cher in Text­edi­to­ren zu bewältigen.

Nachteile/Gefahren:

• Allzu spar­ta­ni­sche Pro­gramme bie­ten u.U. nicht alles was man braucht: Wäh­rend des Arbei­tens kann man womög­lich nicht von Quer­ver­wei­sen, Fuß­no­ten, Sei­ten­zah­len, Kom­men­t­ar­mög­lich­kei­ten und ande­ren kom­for­ta­blen Tools einer vol­len Text­ver­ar­bei­tung Gebrauch machen. Aller­dings ist das für Essays und erste Haus­ar­bei­ten auch oft nicht notwendig.
• Tabel­len, Bil­der etc. las­sen u.U. nur als Platz­hal­ter ein­fü­gen (“Hier Bild xy einsetzen“).
• Wenn man die Arbeit mit Text­da­teien nicht gewohnt ist, kann eine umfang­rei­che Text­da­tei in ihrem rela­tiv struk­tur­lo­sen Aus­se­hen dazu füh­ren, dass man sich ver­zet­telt oder im Doku­ment ver­liert. Abhilfe schaf­fen Text­edi­to­ren durch die Mög­lich­keit, Book­marks, Merk­stel­len u.ä. ein­zu­fü­gen.⁴

B. Man star­tet mit dem Lay­out und schreibt den Text in die fer­tige Vorlage:

1. Man erstelle zunächst eine kom­plette For­mat­vor­lage nach den eige­nen Bedürf­nis­sen: Rand­ein­stel­lun­gen, Zitat­ein­rü­ckun­gen, Schrift­ar­ten, Titel­blatt, Fuß- oder End­no­ten, Kopf­zei­len­ge­stal­tung, Ver­zeich­nisse, Lis­ten, etc. – alles nach eige­nem Gusto oder den Vor­ga­ben der jewei­li­gen Dozen­tIn­nen. Alter­na­tive: Man lädt sich eine ent­spre­chende Lay­out­vor­lage aus dem Inter­net her­un­ter und passt diese ggf. an.
2. Man tippe den Text in die fer­tige For­mat­vor­lage und zeich­net die Text­ab­schnitte (Fließ­text, Über­schrift, Zitat, etc.) wäh­rend des Schrei­bens aus.

Vor­teile:

• Man sieht direkt, wie das fer­tige Doku­ment aus­sieht, hat Sei­ten­zah­len, Fuß­no­ten etc. beim Arbei­ten im Blick.
• Tabel­len, Bil­der etc. las­sen sich sofort einfügen.
• Bei der direk­ten Aus­zeich­nung ste­hen Glie­de­rungs­an­sich­ten und Ver­zeich­nisse sofort zur Verfügung.
• Kon­troll­aus­dru­cke zei­gen den Text, wie er am Ende in der Arbeit zu sehen ist.

Nachteile/Gefahren:

• Die Ver­mi­schung von Layout‑ und Schreib­pro­zess (da work in pro­gress) führt häu­fig zum Rum­spie­len mit den Mög­lich­kei­ten der Text­ver­ar­bei­tung jen­seits der Not­wen­dig­kei­ten. Inhalt­li­che Aspekte tre­ten so evtl. in den Hintergrund.
• Aus for­ma­tier­ten Doku­men­ten kön­nen kor­rupte Doku­mente werden.
• Die Dateien kön­nen u.U. bei Kom­pa­ti­bi­li­täts­pro­ble­men nur an einem Rech­ner, mit einem Pro­gramm bear­bei­tet werden.
• Back­up­dateien for­ma­tier­ter Doku­mente sind grö­ßer als reine Textdateien.

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