Ich bin pingelig… oder: (Offizielle) Mails mit Werbung sind nicht schön

E-Mails sind eine feine Sache: Instant Messenger beanspruchen in Echtzeit unsere Aufmerksamkeit und strapazieren das Zeitbudget während wir versuchen, am PC was zu schaffen, während Mails brav in der Mailbox darauf warten, von uns gelesen zu werden. Trotzdem ist die Kommunikation via E-Mail schneller als per Post, eine Antwort kann – wenn nicht binnen Minuten/Stunden – so doch am gleichen Tag erwartet werden.

Mittlerweile gibt es verschiedene Möglichkeiten, E-Mail als schnelles Kommunikationsmittel einzusetzen. Viele Unternehmen präferieren mittlerweile die elektronische Bewerbung via Mail und auch an den Hochschulen klären Studenten und Dozenten immer öfter kurze Fragen über den elektronischen Postaustausch, was nicht zuletzt die persönlichen Sprechstunden und auch die Telefonsprechstunden entlastet. An der FernUni Hagen – wo ich ein dreiviertel Jahr als studentische Hilfskraft gearbeitet habe – ist die Mailkommunikation mittlerweile die Hauptform der Absprache von Prüfungsleistungen etc..

Lange Schreibe, kurzer Sinn: E-Mail ist ein effizientes Kommunikationsmittel, nicht nur im privaten Bereich sondern immer mehr auch in Bereichen des öffentlichen und (semi‑) offiziellen Lebens.

Dass sich für diese neue Kommunikationsform andere Knigge-Regeln etablieren, als dies bei offiziellen Briefen und Anschreiben der Fall ist, hat sich nicht bestätigt. Für E-Mails begrüße nicht nur ich eine passende Betreffsangabe (auch oder insbesondere im privaten Umfeld!), eine höfliche Anrede und eine Grußformel, die dem Anlass entspricht. Dass Umgangsformen durch die neue, scheinbar informelle Kommunikationsform E-Mail, erodieren, führte soweit, dass ich mich genötigt sah, für Erstsemester eine entsprechende Anleitung für Mails an Dozenten zu schreiben. Ja, solche Formen kann das annehmen.

Jetzt geht es mir aber nicht allgemein um eine respektvolle Mailkommunikation, sondern prinzipiell um etwas anderes: Werbung unter Mails stört mich. Diese zweizeiligen Werbebotschaften, mit denen sich – neben der eingeblendeten Werbung im Webmail-Interface – die zahlreichen Freemail-Dienste finanzieren, ist nicht nur unschön sondern auch unpassend, zumindest wenn es um offizielle Mails geht. Viele meiner Freunde nutzen diese Freemaildienste, was ich an sich nicht schlimm finde. Nicht jeder benötigt die volle Funktionalität einer eigenen Domain, die ⅰ. ⅾ. R. auch die Möglichkeit umfasst, eigene Mailboxen einzurichten.

Freemaildienste eignen sich also für Privatpersonen, die private Angelegenheiten und die Dinge des alltäglichen Lebens über eine Mailadresse abwickeln wollen. Soweit so gut.

Peinlich finde ich dann allerdings, wenn E-Mails mit offiziellen Anfragen (im universitären Umfeld, an Institutionen etc.) mit den Werbebotschaften der Freemaildienste versendet werden. Negativ-Beispiel: Mein Lehrgebiet an der FernUni hat meine Stelle vor etwa acht Wochen zur Neubesetzung ausgeschrieben, mit der ausdrücklichen Bitte um Mailbewerbungen. Warum? Weil es so leichter ist, endlose Papierberge in unseren Mini-Büros zu vermeiden und passende BewerberInnen schon vor Papierbergproduktion auszufiltern. Noch eine Hintergrundinformation: Wir suchten ausdrücklich nach BewerberInnen, die computer‑ und internetversiert sind, da Internertrecherchen & PC-Betreuung zum Tagesgeschäft der neuen Hilfskraft gehören werden.

Wir bekamen viele Bewerbungen, etwa 75 % per Mail. Abgesehen von Vollständigkeitsmängeln trafen die Hälfte der Mails mit Werbeanhang ein. Ich war geschockt, ganz ehrlich. Nicht nur die Werbung, auch die gewählten Mail-Adressen im Stile von „Susimäuschen@irgendeinanbieter.xy“ lösten nicht eben Begeisterung bei mir aus. Der Rekord werbetechnischer Belästigung wurde von einer Bewerbung aufgestellt, an deren Mailtext (etwa 5 Zeilen) etwa ein Dutzend der 2–3zeiligen Werbebotschaften angefügt waren. Wie das technisch möglich ist, ist mir immer noch unklar. Jedenfalls wanderten diese BewerberInnen sofort auf den „eher-nicht-geeignet“-Stapel, für nicht ausreichend PC-versierte BewerberInnen.

Wie kommt man/frau auf die Idee, eine solche E-Mail zu senden, wenn es um eine Bewerbung geht? Warum stellen sie die Leute selbst ein Bein und disqualifizieren sich so im Voraus? Bei einer traditionellen Briefbewerbung würde doch niemand auf die Idee kommen, die Werbeflugsendungen der Samstagspost der Bewerbungsmappe beizulegen, oder?!

Wie dem auch sei, ich war not amused und entrüstet, gehe jetzt aber einfach mal von Unwissenheit seitens der Bewerber aus. Daher hier eine Anleitung, wie man (aus meiner Sicht), solche Fettnäpfchen mit einfachen Mitteln sicher umschiffen kann:

1. Wenn eine „offizielle“ Mailadresse vorhanden ist, bitte nutze diese auch. Solche von vorn herein werbefreien Mailadressen hat man häufig über Mitgliedschaften, z. B. in Vereinen, bei der Immatrikulation an einer Uni oder FH. Mailadressen sind aber auch über die eigene Homepage möglich (deine mailadresse@deine homepage.deine domain). Für Webspace und Domain muss man allerdings etwas bezahlen, sofern es nicht Teil eines Servicepaketes deines Internetserviceproviders (ISP) ist. Viele Studierende bekommen durch ihre Unis bzw. FHs Mailadressen und Mailboxen zur Verfügung gestellt, leider nutzen es die wenigsten.
2. Nutzt aussagekräftige Mailsadressen bei werbefreien Freemailern, wenn keine offizielle Mailadresse zur Verfügung steht. (Bsp.: Dein-Name@anbieter.xy, Dein.Name@anbieter.xy etc..) Eine kurze Recherche bei mailhilfe.de brachte zwei Freemaildienste zu Tage, die keine Werbung an die Mails anhängen: Inbox & GoogleMail.
3. Wenn ihr keine Mailadresse bei Inbox oder GMail bekommt/habt, eure Namen in zahlreichen Varianten schon vergeben sind oder ihr bereits eine schöne Mailadresse bei einem Freemailer habt, der Werbung an eure Mails anhängt, dann hilft die Mailverwaltung mit einem Mailclient. Durch das Verwenden eines Mailprogrammes (bspw. Thunderbird, Pine, Operas Mailprogramm, Eudora, The Bat!, Pegasus Mail, Apple Mail, GnuMail, KMail, Evolution, Mulberry, Mutt) via POP3 kann das Anhängen der Werbung bei Nutzung von Mailadressen bei Freemailern verhindert werden. Gleichzeitig kann man weiterhin das Webinterface nutzen. Wichtig ist bei der Nutzung des Dienstes via Mailclient aber die regelmäßige Überprüfung des noch vorhandenen Speicherplatzes in der Mailbox. Nicht selten gehen Mails „verloren“ oder werden nicht mehr zugestellt, weil die Inbox überfüllt ist.
4. Aussagekräftige Signaturen lassen sich beim Webmailer und im Mailprogramm einstellen und ermöglichen die eindeutige Zuordnung von Kontaktdaten.
5. Mitgesendete Mailanhänge, die nicht vorher angekündigt waren, in der Mail kurz vermerken/ankündigen und, soweit nicht anders abgesprochen, in einem offenen Dateiformat programmunabhängig mitschicken.
6. Ein Blick in den Email-Knigge hilft, inhaltliche Unklarheiten zu beseitigen, bevor das Fettnäpfchen getroffen ist.
7. Stichwort E-Mail-Sicherheit: Sinnvoll kann der Einsatz von elektronischen Signatur‑ und/oder Verschlüsselungstechniken sein.

Weitere Informationen:

• Phor’s Freemailertest
• Mail-Knigge von Prof. Jürgen Plate
• Effektive eMails – eine Einführung von Thorsten Scheffner
• Webworker Perun hat auch einen guten Beitrag zum Thema verfasst.
• Wikipedia-Artikel zum Thema (E-Mail‑) Netiquette
• Artikel von Hermann Gfaller bei Zdnet.de: „Briefkultur: Zeit für einen E-Mail-Knigge„
• GULP.de Beitrag: E-Mail-Knigge – oder was man bei dem Medium beachten sollte
• Giles Turnbull: Email Protocols: Where Do We Go Now?
• Broschüre zur E-Mail-Sicherheit bei webworkers.de
• Stiftung Warentest hat kostenlose Webmail-Dienste 2001 & 2003 unter die Lupe genommen./li>

Und weil ich natürlich tatkräftig dabei unterstützen möchte, dass meine Mailbox mit weniger werbelastigen Mails befüllt wird, könnt ihr mir hier eine Mail mit dem Betreff „GMail-Einladung“ und eurer bisherigen Mailadresse senden. Innerhalb weniger Stunden ist dann eine GMail-Einladung zu euch unterwegs.

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